René (00:03)
Herzlich willkommen zu unserem Podcast KI für Helfer.

Katja (00:05)
Hallo, wir sind Katja und René, zwei zertifizierte KI Trainer und KI Berater. Heute haben wir einen Gast mit uns, der mit uns ein paar von seinen Prozessen besprechen möchte. Wir hoffen, dass wir ihm KI Tipps geben können. Herzlich willkommen, Tamino.

Tamino (00:23)
Hallo zusammen, freut mich da zu sein.

Katja (00:26)
Du hast uns ein bisschen erzählt, womit du dich beschäftigst, also nämlich Tagespflege, Pflegedienst und halt, ja, es hat sich sehr viel angehört für so einen jungen Mann, der alles übernommen hat. Magst du uns ein bisschen kurz zusammenfassen, was du so tust?

Tamino (00:43)
Ja, sehr gerne. Also es ist so, wir haben eine Unternehmensgruppe, sind Familienunternehmen, die besteht aus einer Tagespflege für Senioren aus einem ambulanten Pflegedienst und einer Immobiliengesellschaft. Und ja, der ambulante Dienst macht ganz klassische ambulante Dienstleistungen halt bei Senioren mit Pflegegrad im häuslichen Umfeld. Und unsere Tagespflege ist das Gegenstück dazu, das Pendant. Also wir holen die Damen und Herren im Laufe des Vormittags zu uns in die Einrichtung, betreuen, verpflegen und aktivieren die Menschen dann hier und bringen sie dan Nachmittags wieder zurück. Unsere Immobiliengesellschaft, die wir noch mit dazu haben, ist unter Umständen, da haben wir auch eine WG für sieben Mieter, die dort gleichzeitig wohnen können. Wir haben es bewusst klein gehalten, es auch schön familiär und gemütlich zu halten. Es ist Honka Holzhaus, gebaut 2006 und da können wir dadurch auch eine 24 Stunden Versorgung anbieten, weil da Kolleginnen und Kollegen dann auch in der Nachtversorgung tätig sind. So versorgen wir hier aktuell im Westerwald um die 300 Kunden, ja, täglich. Wir sind damit sehr ausgelastet, haben viel zu tun, lange Tage, hier und da auch mal eine lange Nacht, aber im Großen und Ganzen ist es schön, es macht Riesenspaß. Für mich war es immer wichtig, einen Job zu haben, der einen Mehrwert stiftet.

Und das haben wir halt in dem Bereich und in der Branche extrem, würde ich sagen.

René (02:13)
Hört sich sympathisch an, muss ich sagen.

Hast du bestimmte Bereiche, die du in deinem Job besonders gerne magst, die dir sehr viel Freude bereiten?

Tamino (02:23)
Ja, auf jeden Fall. Also ich finde den Kontakt mit den Menschen sehr schön. Also wenn wir die Kunden neu aufnehmen, Patienten neu aufnehmen, dann laufen die in der Regel immer durch meine Hände oder durch die der Chefin. Und da hört man vieles, also schlimme Geschichten, Schicksalsschläge und ja alles Mögliche, was halt in den privaten Haushalten so passiert. Und da ist es schön einfach zu erkennen

die und die Möglichkeit haben wir, also die Ressourcen der Menschen zu erkennen oder auch das Setting generell zu Hause. Was stellt die Pflegekasse zur Verfügung? Wie ist die medizinische Versorgung sichergestellt? Was können die Angehörigen übernehmen und daraus halt ein schönes Paket zu schnüren, um dem Menschen, dem Pflegebedürftigen selbst zu helfen, ihn wieder so gut es geht halt zu aktivieren und aber auch den Angehörigen ein Stück weit Entlastung zu bringen.

Das ist also ein riesen Faktor, dem mir richtig viel Spaß macht, weil die Menschen in der Regel tierisch gebeutelt zu mir kommen, dann machen wir unseren Job, dann läuft das vier, sechs Wochen und dann merkt man, wie so langsam Entspannung auch in die Angehörigen kommt und in die Situation zu Hause und auch die Eingewöhnung in der Tagespflege dann halt stattgefunden hat und dann sind die Menschen gut aufgehoben, haben sich schön integriert, die Angehörigen sind frei

wieder, können ihren Alltag bestreiten und das macht mir Riesenspaß, das zu sehen.

René (03:50)
einfach die Dankbarkeit der Menschen ringsherum. Ich kann mir auch vorstellen, die Leute, die bei euch dann sind und sich dann wohlfühlen, darüber bekommst du wahrscheinlich auch sehr, sehr viel Feedback. Also positives Feedback, nehme ich mal an.

Tamino (03:52)
Genau, genau, rustig.

Ja, ja, ja. Also viele Menschen sind sehr skeptisch zum Anfang. In fast jedem Beratungsgespräch ist es, wenn ich einen Euro für kriegen würde, wenn das jemand zu mir sagt, dann könnte ich von denen Urlaub fahren. Meine Eltern sind aber nicht so leicht. Das ist in fast jedem Gespräch das Gleiche. Und wir haben jetzt, also die Tagespflege seit knapp zwölf Jahren, haben in der Zeit schon an die tausend Menschen hier bei uns im Haus versorgt und betreut.

René (04:18)
Hehehehehe hehehehe hehehe he he he he he he

Tamino (04:29)
Das heißt, wir sind da sehr flexibel, wir können uns auf jeden irgendwie einstellen, haben viele Erfahrungen gemacht durch alle Krankheitsbilder hinweg. Und wenn die Menschen das dann merken, dann können sie sich auch fallen lassen und dann sind sie in der Regel sehr erleichtert.

Katja (04:44)
Ich würde sehr gerne sagen, wir haben eine KI -Lösung für diesen Prozess, aber nein. Weil dieser Prozess einfach von einem Patient kennenlernen und die ganze Lebensgeschichte, die er mit sich zahrt zu erkennen, zu analysieren und dann die beste Pflege flexibel ihm anzubieten, das ist etwas, was die KI nie übernehmen wird. Glaube ich mindestens nicht.

Tamino (05:06)
Das würde ich auch nicht abgeben wollen, weil das ist ja der Hauptbestandteil der guten Neukundenaufnahmen. Dass der Mensch auch gut versorgt ist, im Endeffekt das alles zu erkennen. Da spielt viel Erfahrung und Menschlichkeit mit rein. Das macht halt großen Spaß.

René (05:25)
Mitarbeiter habt ihr eigentlich bei euch?

Tamino (05:27)
65 sind wir jetzt insgesamt.

René (05:32)
Und die machen vor allem Tagespflege oder Aktivierung. Ich glaube, ich habe auch schon mal darüber geredet.

Tamino (05:39)
Genau, also 26 Kollegen haben wir in der Tagespflege und 39 sind es im ambulanten Pflegedienst.

Müssten 65 sein, ja.

Katja (05:50)
und Administrationspersonal und so?

Tamino (05:54)
Es sind 15 PC Arbeitsplätze, die wir haben. Davon sind drei nicht immer besetzt, weil das für die Kollegen und Kolleginnen sind, die Fachkräfte, die im ambulanten Dienst halt ihre Tour fahren und dann nachher Dokumentation dann auch im Büro machen am PC oder auch in der Tageslege dann PC Dokumentation durchführen. 11 fixe Verwaltungskräfte haben wir.

René (06:18)
Thema Dokumentation hat, das ist uns nicht unbekannt. Das kennen wir aus unseren früheren Tätigkeiten.

Katja (06:24)
Ja,

wir werden dich eh noch näher ausfragen, wie genau ihr das macht und was genau man verbessern kann. Aber bevor ich dazu komme, möchte ich mich vielleicht auf ein wesentliches Problem am Anfang konzentrieren. Deswegen magst du uns verraten, was ist dann im Moment der so Pressing Project? Woran arbeitest du jetzt im Moment am meisten?

Tamino (06:48)
Also jetzt im Moment am meisten ist es wie gesagt die Neustrukturierung der Unternehmensstruktur, das heißt also Umstellung von verschiedenen Unternehmensformen, Einzelunternehmungen, GmbH, Holding, GmbH gründen, darüber setzen, dass alles halt steueroptimiert nachher vonstatten gehen kann. Das ist so das größte Projekt, was ich jetzt aktuell habe.

Zusätzlich zum Tagesgeschäft. Also, so ganz rausnehmen aus dem Tagesgeschäft, das habe ich noch nicht geschafft.

Wo ich jetzt sagen würde, KI wäre für mich ein riesen Helfer, also wo ich wirklich so die Zeitfresser sehe, das ist zum einen ganz klassisch in der Pflege die Dokumentation, wo wir schon eben drüber gesprochen haben.

Das ist ein enormer Faktor, weil das ja heutzutage fast überwiegt. Das ist ja mehr gefordert, dass alles sauber dokumentiert ist, wie das der Kunde gepflegt ist. Das ist ein Riesenpunkt. Das Mitarbeiter Onboarding, das ist ein Riesenfaktor, weil die Menschen, die kommen, haben in der Regel schon viele Einrichtungen irgendwie durchlaufen. Und da wird das so gemacht, da wird das so gemacht und

jede Struktur ist anders, jedes Unternehmen ist anders und jeder hat seine individuellen Abläufe. Und hier auf eine KI zurückgreifen zu können, die einem ein schönes digitales Mitarbeiter Onboarding ermöglicht oder die dabei hilft, diese Prozesse zu digitalisieren oder sichtbar zu machen, auch erstmal für den Mitarbeiter, das wäre eine riesen, riesen Entlastung, Zeitersparnis. Einmal das aufsetzen und dann qualifikationsspezifisch und abteilungsspezifisch quasi ausspielen.

können, immer und immer wieder, bis der Mitarbeiter es richtig verinnerlicht hat. Das wäre ein Riesenpunkt, wo ich mir wünschen würde, dass da was kommt. Und dann habe ich mir noch aufgeschrieben, auch das Kunden Onboarding ist tatsächlich auch viel. Jetzt nicht dieses individuelle Gespräch, um den Kunden und das Setting drum herum erstmal kennenzulernen, sondern der Verwaltungsaufwand nachher. Gerade hier bei uns in der Tagespflege ist es so, dass der Kunde

wenn wir fertig sind 72 Seiten Vertragswerk hat, die man im Gespräch halt mit ihm durchgeht. Und spätestens nach der 49. Seite steigen die Menschen irgendwann aus, weil es ist einfach zu viel. Aber wir haben die Pflicht, es komplett bis zum Ende hin durchzukauen, weil wir ja auch geprüft werden von verschiedenen Institutionen, die ja unsere Qualität prüfen und auch schauen, dass wir transparent arbeiten. Ich muss es dann auch durchziehen mit den Leuten.

Ich versuche zu sagen, jetzt haben wir es gleich geschafft, aber das ist wirklich ein großer Faktor. Wenn es da irgendwas gäbe, das zu erleichtern, auch dem Kunden gegenüber. Für mich ist es ja schon täglich Brot, aber für den Kunden ist es immer ein Riesenpunkt. Wenn man dann keinen Angehörigen hat, der fit ist in der Thematik und dann mit dem Senior das vielleicht selber besprechen muss, der kann schon gar nicht folgen auf der ganzen Sache.

René (09:48)
Ja, das hört sich nach viel Zeitaufwand an. Die Dokumentation ist uns ja nicht fremd. Wir wissen, dass da heutzutage wesentlich mehr Zeit reingeht. Aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen und so weiter musst du halt die machen. Also, du bist ja verpflichtet dazu.

Katja (10:07)
Gehen wir strategisch durch. Deine erste Frage war Mitarbeiter Onboarding. Was für Schritte würden bis jetzt gemacht, um das zu digitalisieren? Wie geht das normalerweise vor? Schnappt sich ein alter Mitarbeiter einen neuen und lässt ihn mitrennen oder gibt es irgendwas zum Unterschreiben, zum abklicken am Computer?

Tamino (10:26)
Also aktuell ist es so ganz klassisch in Papierform. Also es gibt Einarbeitungsmappen, die sind durchstrukturiert, wo im Prinzip drin steht, erstmal das Unternehmen, die Abteilung, who is who, wo wird was gemacht, wer ist für was zuständig. Das wird in den ersten Tagen durchgelaufen. Also dieses Mitarbeiter Onboarding an sich ist auch ein Zeitraum zwischen vier bis sechs Wochen, bis der Mensch erstmal angekommen ist, bis der Mitarbeiter erstmal angekommen ist und grob in die Struktur gefunden hat und dann...

geht es immer noch weiter in die Details, also wie sind die Prozesse im Feinen nachher in der täglichen Arbeit. Das ist ja immer ein Unterschied, ob es jetzt eine dreijährig examinierte Fachkraft ist oder ein Pflegehelfer oder eine Betreuungskraft oder auch eine Hauswirtschaftskraft, das es dann immer individuell nach Qualifikation quasi erarbeitet. Und es ist ein Riesenordner. Es ist richtig, richtig viel Papier, unendlich viele Verfahrensanweisungen, die halt über die Jahre entstanden sind.

Das ist der Stand jetzt. Meine Idee, irgendwas zu machen, war einfach das Ganze zu digitalisieren. Das heißt, ja, ähnlich wie eine Online Akademie, wie so ein e-Learning im Prinzip, wo man sich Punkt für Punkt nachher als Video anschauen kann, wo es da einfach jemand erläutert. Von wie funktioniert die Kaffeemaschine bis hin zu, was muss ich beachten bei der Pflege und

wie welche Standards gibt es, die uns vorgegeben werden und so.

Katja (11:59)
Kennst du Synthesia

ist eine KI, die Video Avatare erstellt. Es kann dir auch Skripte schreiben, aber wenn du sagst, du hast so ein SOP über wie funktioniert die Kaffeemaschine, wahrscheinlich nicht, aber wenn du das in Papierform hast und das dann hochlädst, natürlich Digitalisierung ist überhaupt der erste Schritt, bevor wir weiter reden, dann kann es dir einen Avatar

Tamino (12:07)
Ja.

Katja (12:27)
in Video machen, das so ist, wie als ob eine Person dem Mitarbeiter erklärt, was es zu erklären hat und es er schaut es sich so wie ein YouTube Video an. Da musst du nicht selbst dich dabei filmen, wie du redest. Und die Erstellung ist auch sehr schnell und du kannst ein paar von den ersten Videos auch gratis kriegen, glaube ich.

Tamino (12:35)
Ja.

René (12:49)
Das hast du mir jetzt gerade angefixt, Tamino, mit e-Learning, weil ich mache jetzt mal ein bisschen bisschen Eigenwerbung unser Experten Team. Ihr arbeitet ja noch mit den Swiss AI Experts zusammen. Das ist ein Team Team sieben Leuten und dort haben wir jemanden aus der Bildung dabei, der genau das anbietet. Also e-Learning Plattformen und verschiedene Sachen. Und ich finde das allgemein wirklich ein spannendes Thema, weil du kennst es aus dem Alltag. Dieses Einarbeiten und so kostet wahnsinnig viel Zeit und wenn die natürlich die Prozesse

Tamino (12:52)
Mmh...

René (13:19)
bisschen vereinfachen kannst, eben wie du sagst, zum Beispiel ein Video verzeigen, wie einzelne Strategien vielleicht im Idealfall noch mit Fragen beantworten, anklicken kurz. Ja, sparst du dir, den Mitarbeiter, der mitlaufen muss und dir selber viel Zeit zum Erklären. Also da gibt es schon spannende Lösungen, wie man das machen kann.

Katja (13:39)
oder ein Chatbot, aber auch dafür musst du erst digitalisieren.

Tamino (13:39)
Ja, ich schütte.

Ja und schön ist es halt einfach, wenn man dem Mitarbeiter das Ganze im Vorfeld einfach zuschickt. Also eine Woche vor Einstieg ins Unternehmen, hier der Link, Benutzername, Passwort und dann Lektion für Lektion kann er sich das durchschauen. Dann weiß er kurzzeitig schon mal, wo ist er, wo kommt er hin. Halt auch auch grafisch ja dann einfach. Das ist ja nochmal was anderes, wie wenn man es irgendwie auf Papier liest. Die Finanzbuchhaltung ist im ersten Obergeschoss den Gang geradeaus.

René (14:13)
Hehehe

Katja (14:15)
Gut, dass du diese verschiedenen Lerntypen erwähnst, weil ich wollte gerade was dazu sagen. Nicht allein für den Mitarbeiter Onboarding in dem Fall, aber für dich, wenn du den Onboarding strukturieren magst, gibt es auch KI Tools, die dir helfen, da wo deine Stärken sind. Zum Beispiel, du hast gesagt, bei euch gibt es einen Ordner, wo auf Papier drauf steht, wie was gemacht wird. Ich nehme an, das wird gelesen, dann unterschrieben. Für die Unterschriften gibt es auch noch einen Ordner normalerweise.

oder eine separate Mappe. Ich habe sowas mal für eine Firma erstellt und ich bin zum Beispiel jemand, der beim Spazieren sehr gut nachdenkt. Und da habe ich ein KI Tool benutzt, das nennt sich Oasis. Es gibt aber auch eins, das nennt sich Audiopen, wo du einfach in einen Diktapon reinsprichst und dann auf Knopfdruck kriegst du aus deinem Gesprochenen, was immer du willst.

ein TED Talk, ein YouTube Script, ein zum Beispiel Onboarding Script oder ein Word Dokument. Ich habe in dem Fall meinen eigenen Prompt verfasst, weil ich ein Standard Operating Procedure daraus wollte mit halt wirklich Actionable Steps. Wie geht man vor, wer ist wo zuständig und nach meiner eigenen ausgewählten Formatierung. Aber das ist etwas, wo du vielleicht in einer halben Stunde Spaziergang viel besser dein Konzept von Onboarding ausarbeiten kannst als

vier Stunden beim Computer zu sitzen. Wenn du visueller Lerner bist, dann gibt es sehr gute Tools, die dir Mindmaps erstellen. Du gibst dir ein Konzept, wie funktioniert die Kaffeemaschine und es wird dir dann Zweige herauszeichnen von was gibt es denn dabei zu besprechen und kannst viel besser die Übersicht behalten, ob du alles, was erwähnenswert ist, erwähnt hast oder noch neue Ideen dazu und für Ideen natürlich, ChatGPT.

Ist das Beste dafür.

Tamino (16:12)
also für mich war es immer so oder ist es immer so, ich kann es am besten selbst verinnerlichen, wenn ich es irgendwie jemandem leicht erklären kann. Also das ist für mich so, für mich so, dass, also dann nehme ich auch am besten auf. Also ich muss es runterbrechen, dass es wirklich ein Kind verstehen würde und dann

dann merke ich selber, okay, ihm erklären, okay, da hast du noch irgendwie eine Schwierigkeit, da hast du noch eine Lücke und ich glaube, das klappt auch gut, wenn man das so mit den Mitarbeitern umsetzt. Weil ich frag dann viel, also die Kollegen und Kolleginnen müssen sich dann die Antwort quasi selber geben, also selbst erarbeiten in dem gleichen Step.

Katja (16:58)
Das ist sehr gut. Ja, genau das habe ich mir vorgestellt, als ich den SOP geschrieben habe beim Spazieren. Wie würde ich jemanden erklären, der neu ist? Was sage ich ihm in 15 Minuten? Und dann habe ich noch was vergessen. Das auch noch dazu. Was waren die häufigsten Fragen? Als ob jemand vor mir stehen würde. Es hilft schon enorm, das alles transkribiert zu kriegen und in einer Form, wo du es einfach ausdruckst und sagst, hier ist alles, was du wissen musst.

Tamino (17:16)
Ja.

als Rohfassung dann erstmal oder ist es schon so weit, dass man es dann auch tatsächlich verwenden kann? Ist ja erstmal roh bestimmt, gell?

Katja (17:31)
Hängt davon ab, was du draus willst. Wenn du deinen eigenen Prompt schreibst, über was du dann draus willst, dann hängt es vom Prompt halt ab am Ende. Natürlich, alles, was die KI rausspuckt, musst du lesen. Ein bisschen korrigieren. Immer.

Tamino (17:41)
Hmhmhm.

Ja klar, da ist auch so ein bisschen der eigene Perfektionismus, der dann wahrscheinlich auch immer mitspielt.

Katja (17:54)
Du weißt ja am besten, du bist der Experte.

René (17:59)
Erkennst du jetzt schnell die Fehler? Man muss es aus dem Grund kontrollieren. Es kann auch sein, dass man redet in der Fachsprache von halluzinieren, dass es auch mal Ausgaben rauskommen, die nicht ganz wahr sind. Darum ist es immer wichtig. Das ist genau wie bei Menschen. Ich habe es es ein paar Mal gesagt, man sollte auch nicht allen alles glauben, sondern vielleicht auch mal gewisse Aussagen dann vielleicht mal selber überprüfen.

Tamino (18:07)
Hm.

Hm.

Gibt es jetzt zum Beispiel auch was, was ich mir jetzt so vorstellen würde, wenn ich dieses Mitarbeiter onboarding System irgendwie erstelle, wo ja diese e-Learning Plattform dann ist, wo Videos stehen, wo ich auch den Bildschirm ja teilweise mal teilen muss oder zeigen muss, halt in unserem System dann verschiedene Einstellungen vorzunehmen, wie legt man Kunden an, wie rechne ich dies und jenes ab, ne? Gibt es auch was, was daraus was Schriftliches erstellt oder ein Prozess erstellen kann?

Katja (19:08)
es.

Tamino (19:05)
Das war's für heute.

Katja (18:49)
Es gibt KI Tools, die dir helfen bei der Aufnahme von deinem Bildschirm und verarbeiten das in einem sehr schickes Tutorial am Ende mit farbigen Pfeilen und gekennzeichnet, wo hast du geklickt und so. Das gibt's, ja.

Tamino (18:58)
Ja.

Das wäre etwas sehr interessantes für mich, auch in dem Zugedessen. Wie heißt das?

Katja (19:09)
vor allem wenn wir über Dokumentation reden.

René (19:10)
natürlich auch in Text umwandeln.

Tamino (19:12)
Dokumentation, Mitarbeiter Onboarding. Fast jeder PC Arbeitsplatz lässt sich damit im Vorfeld standardisieren.

Wie heißt das? KI? DKI?

Katja (19:30)
Das muss ich nachschauen, habe ich jetzt vergessen, irgendetwas mit T fängt an, aber es gibt mehrere. Der erste Schritt natürlich ist, deinen Prozess zu standardisieren, sich klar zu sein, genau wie ist der schnellste Weg das und das in der Dokumentation hinzukriegen und dann es aufzunehmen.

Tamino (19:36)
Okay.

René (19:53)
Mir geistert die ganze Zeit das Thema Pflegedienstplanung im Kopf rum. Ich kann ja nicht sagen warum. Wollte ich auch nochmal hören, wie macht ihr das? Macht ihr das alles händisch oder wie geht das irgendwie bei euch schon automatisiert?

Tamino (20:06)
Also wir haben ein Kundenverwaltungsprogramm und da wird halt der Kunde angelegt, auch drüber abgerechnet und auch alle Touren geplant. Also es werden die Leistungen entsprechend hinterlegt bei jedem Kunden und dann gibt es ein Planungstool und dieses Tool hilft dann dabei die Touren effizient auch zu planen. Also da gibt es auch verschiedene Controlling Möglichkeiten, um das auswerten zu lassen und aber zum Beispiel auch über System direkt schon wirtschaftlich optimal planen zu lassen.

Generell auch dieses Controlling der Wirtschaftlichkeit der Touren ist ein Tool, da arbeitet man sehr, sehr viel mit, weil es sich einfach rentieren muss auch für uns als Pflegedienst, weil wir, das ist ja

mit einer der einzigen Hebel, die wir haben als Pflegedienst. Wir haben ja keine Möglichkeit über Preisgestaltung. Wir haben keine Möglichkeit über Gestaltung der Leistungen. Das ist alles genormt auf Länderebene. Das heißt, das einzige, was wir machen können, ist intern umstrukturieren oder optimieren oder effizient planen dann in dem Bereich der Tourenplanung. Da ist, wie gesagt, bei uns in dem Programm jetzt auch die Möglichkeit, mit einem Knopfdruck die Tour optimal planen zu lassen.

Man kann dann da Kompromisse draus schnüren, es halt ans reale Leben und die Bedürfnisse und aus äußeren Faktoren halt anzupassen.

Katja (21:27)
Und dein Programm wird auch KI unterstützt sein, bald genug und als noch optimierter, noch besser planen.

Tamino (21:34)
Ich denke, die sind jetzt übernommen worden vor kurzem von einem großen kanadischen Softwarehersteller. Da wird es bestimmt einige Umschwünge geben. Jetzt gehe ich schon aus.

Katja (21:47)
Hauptsächlich digitalisiert, hauptsächlich es ist kein Post-it auf der Tafel System.

Tamino (21:51)
Ja, ja.

René (21:53)
weiß ich wieder, worauf ich drauf gekommen bin. Gestern habe ich noch ein bisschen recherchiert und bin da auch auf ein Tool gestoßen, was eben so viele Sachen integriert hat. Dienstplanung, dann hast du teilweise, wenn es jetzt Dokumentation angeht, zum Beispiel, dass du beim, ich sage mal jetzt Patienten und Kunden, du sagst, du gibst ja unterschiedliche Begrifflichkeiten dafür, dass du das da reinsprechen kannst und dass du dir sozusagen da wie halt ein Dokument draus erstellt.

anstatt dass du das eben vor Ort nochmal aufschreiben musst und am Abend vielleicht nochmal den Computer eingeben musst. Ich kann dir das gerne mal weiterleiten. Da kannst du eben die Pflegeplanung kannst du damit machen. Du kannst im Dienstplanung kannst du auch verschiedene Sachen. Hat sich sehr, sehr spannend angehört.

Tamino (22:28)
Ja, genau.

Wir haben also Tourenplanung auch komplett digitalisiert. Im Prinzip früher sind wir einfach mit Excel Tabellen gefahren. Also die Kolleginnen haben Excel Tabellen ausgedruckt bekommen, wo dann welcher Kunde, welche Leistung, wie lange und dann der nächste. Und das haben wir vor ein paar Jahren schon umgestellt. Die Kolleginnen haben jetzt auch eine mobile Leistungserfassung. Das heißt also Handys, da sind die Touren drauf, das sind die Patientendaten drauf. Man kann genau alles einsehen, man kann sich hin navigieren lassen und

René (23:00)
Mhm.

Tamino (23:02)
Gerne.

alles minutengenau halt abklicken auf dem Handy. Und da ist es dann wieder so, wo ich dann auch manchmal skeptisch bin mit der Technik, auch mit dem Wandel, wie wir es eben gesagt haben, in Richtung Zukunft. Da habe ich aber selber die Erfahrung gemacht, dass es mir enorm geholfen hat, weil ich habe selbst die Monatsabrechnung immer durchgeführt. Auf den Papierwege habe ich gebraucht, je nachdem, vier bis sieben Tage, als noch alles zu dem Papier war. Alle leistungsnahe Weise prüfen.

René (23:09)
Super!

Hm.

Tamino (23:36)
die Pläne abgleichen. Also ein Riesenaufwand. Wir haben umgestellt auf die Handys. Ich bin in einem Tag fertig. Da muss ich Hut ab. Chapeau, Technik, wirklich die begeistert. Da bin ich auch sehr dankbar für.

René (23:44)
Schöner.

Katja (23:55)
Das wäre auch mein nächster Vorschlag gewesen, weil zurück zur Dokumentation zu kommen. Ich habe gesagt, ihr benutzt Handys, die Arbeit, die Aufgaben aufzuteilen und zum Klienten zu gehen und dann zu dokumentieren. Es gibt auch Apps, die gemacht sind für mobile Pflegedienste, wo die Dokumentation drinnen stattfindet und ist verbunden vom Pfleger zu seinem Chef, vom Patient zu dem Pfleger und von dem Pfleger zu den Angehörigen.

Tamino (24:26)
Ist ja auch ein Ding, was kommen wird oder kommen muss. Also der verschiedene Gespräche hat schon mitbekommen, auch in Verbänden, dass dieser Zugriff für Angehörige kommen soll, dass sie Zugriff haben auf die Dokumentation, am liebsten auch von zu Hause aus und auf die Erfassung aller Leistungen in echt.

Da bin ich wieder etwas skeptisch. Ich glaube vielen Angehörigen ist es tatsächlich egal, weil ganz viele sind einfach nur froh, dass überhaupt jemand kommt, muss ich so sagen, dass der Pflegedienst einfach nur kommt, weil es ist ein Überhang an zu pflegenden Menschen und das Pflegepersonal wissen wir alle, das wächst nicht, sprichst nicht wie die Pilze aus dem Boden und die Pflegedienste und die

René (25:01)
Hm.

Tamino (25:14)
Die stationären Einrichtungen oder auch Tagesflüge, die haben es alle auch nicht leichter. Und ich glaube, dass die, ein kleiner Prozentteil, also die hoch engagierten Angehörigen, würde ich sie jetzt einfach mal nennen, da gibt es ein paar, die sind bestimmt da mit drin. Das sind aber glaube ich dann auch ein paar, die es dem Pflegedienst dann auch nicht einfach machen, die dann da sehr genau, das muss aber genau 8:25 anstatt 8:39

so.

Katja (25:49)
wenn wir schon beim ländlichen Bereich sehen, ich möchte unseren Gespräch mit dem Thema Fachkräftemangel abschließen, weil das etwas ist, worüber wir uns sehr stark beschäftigen in der letzten Zeit. Wir hatten den Fall von einem Ambulantpflegedienst, der zum Beispiel WhatsApp zur Mitarbeiterkommunikation und potenzielle Kundensuche und auch Mitarbeitersuche verwendet. Verwendet ihr WhatsApp schon businessmäßig?

Tamino (26:17)
Nein, nur Infos untereinander auszutauschen, also im Team oder mit verschiedenen Gruppen, Fahrer, Tagespflege, einjährig Examinierte, dreijährig Examinierte, Hauswirtschaftskräfte, so. Aber jetzt nicht im großen Stil, irgendwie professionell eingebunden oder so, sondern als ganz klassisches Kommunikationsmittel einfach.

Katja (26:39)
Das was wir gelernt haben durch unsere Reise ist, dass Pflegedienste sehr eingeschränkt sind mit was sie anbieten dürfen und wie viel sie dafür verlangen und das ist in dem Fall nicht der unique selling point, den du neuen Mitarbeitern anbieten kannst. Du musst dir was anderes überlegen, weil was sie machen und wie viel sie dazu bezahlt sind, ist gesetzlich geregelt. Alles was du entscheidest ist, wie gut werden sie unterstützt bei ihrer Arbeit, was ist digitalisiert, wie kommen sie an, gibt es e-Autos.

Also all diese Perks, die musst du dann erst im Zuge vom Employer Branding entscheiden und dann den besten Weg finden, sie nach außen zu kommunizieren. Dann kommt WhatsApp dazu, wenn du diese Leute gut kontaktieren willst, weil du weißt so wie ich, dass wenn ein Pfleger heute sucht, wird er morgen schon eine Arbeit finden. Du kannst ihn nicht zwei Wochen durch einen Interviewprozess zahren.

Tamino (27:33)
Das ist so, ja. Wenn die da sind, muss man sie fesseln quasi, am liebsten direkt und einstellen.

Katja (27:44)
Wir haben gelernt, dass WhatsApp eine gute Lösung dafür ist.

René (28:09)
Hehehe

Tamino (27:48)
heißt WhatsApp im Prinzip als Kommunikationsmittel auch nach außen, also über Statusbeiträge oder wie kann ich mir das vorstellen?

René (27:48)
ist.

Als Social Recruiting Bereich. Also du kannst, diesen klassischen Weg hast du ja vorher beschrieben. Wenn jetzt ein Bewerber einen Job sucht, wie er das macht. Du machst eine Anzeige, ganz klassisch, der guckt darauf. Und die Prozesse, die einzelnen Schritte da durch, der geht auf deine Webseite, der meldet sich da vielleicht anschickt, deine Bewerbung, die geht bei euch aus. Und dieser ganze Prozess dauert natürlich doch recht lang.

Und die steuern durch Fahndes, steuern die das halt ein bisschen einfacher über direkt über WhatsApp, dass du sozusagen dort einfach wie so eine erste Qualifizierungsauswahl triffst, ahand von vorgegebenen Fragen, die dem potenziellen Bewerber gestellt werden. Der klickt die Fragen durch vom Bot, genau, KI unterstützt, natürlich, Entschuldigung, danke. Und.

Katja (28:41)
von BOT.

René (28:50)
Der wird schon in den ersten Fragen analysiert. Ist es ein potenzieller Mitarbeiter, den wir haben wollen? Die Fragen definierst du dann natürlich für dein Unternehmen. Ist es ein Mitarbeiter, den wir gerne bei uns haben wollen oder sagen, okay, eher vielleicht doch nicht, passt doch nicht ganz so hin und her und der tut schon mal im Vorfeld sozusagen aussortieren. Damit sichergestellt ist, dass du die Mitarbeiter, die Anforderungen, die du an einen potenziellen Mitarbeiter stellst, dass die auch erfüllt werden.

Und nimmt ihr dadurch durch diese Prozesse, erstens sind die Wege viel kürzer zwischen Bewerbung abschicken, auf der Webseite recherchieren, wer du bist, dann diesen ganzen Bewerbungsprozess, verkürzt dieses ganze Sache. Und was die mit den Experten, mit denen wir geredet haben, was die gesagt haben, ist, dass dadurch die, du Katja, du weißt den Fachbegriff sicherlich dafür, dass die Quote

wie viele Leute schon in dem Bewerbungsverfahren schon mal rausfallen und sich denn gar nicht doch nicht mehr bei dir melden oder, wie Katja gesagt, einen anderen Job vernahmen, dass die sehr stark minimiert wird. Oder eben auch Leute anspricht, die vielleicht gar nicht suchen, sondern die unzufrieden sind, die irgendwo rumhauen in ihren Job und sagen, Mensch, alles kacke Mist hin und her, aber auch keinen Bock haben auf diese Bewerbungsprozess. Du kennst es, ich kenne es, es ist ein riesiger Aufwand geworden mittlerweile und gar nicht suchen.

Aber die durch solche Funnels dann zum Beispiel angesprochen werden können. Das kann eben durch so einen Social Media Beitrag sein, wo irgendwas gezeigt wird, hier wir arbeiten so und so, hey wir machen das und das für die Leute und guck mal wie die alle lustig draus sind, wie wir gut, wie wir das zusammenarbeiten und dann unten dran steht hier, melde dich über WhatsApp, wenn du Interesse hast bei uns zu arbeiten. Klick, gehst du rauf, hast ein paar Fragen gestellt, klickst die durch, das ist fünf Minuten erledigt und dann geht der Prozess wesentlich schneller weiter.

Tamino (30:32)
Mmh.

Ja, gute Lösungen sind oft so nah, dass man sie gar nicht auf dem Schirm hat manchmal.

Katja (30:46)
Genau, und WhatsApp ist etwas, was du in der Tasche hast und was jeder versucht. Die Erreichbarkeit ist einfach viel besser als wann darf ich dich anrufen oder hast du meine E-Mail gelesen.

Tamino (30:56)
Genau, wollte ich gerade sagen. Dann ist ja fast jeder, ist ja minütlich gefühlt dran. Fast jeder hat es auf dem Handy. Das ist eine gute Sache, ja das stimmt.

Katja (31:06)
Du kannst aber jetzt schon zum Beispiel dein WhatsApp verlinken, wenn du deinen persönlichen WhatsApp auf deiner Webseite haben möchtest. Dann gehst du ins WhatsApp rein und hast einen Link und den kannst du als einen Button auf der Webseite geben. Und wir haben gelernt, dass schon diese Möglichkeit, dass man von der Webseite direkt ins WhatsApp kommt, schon den Weg sehr verkürzt. Weil erstens kriegen sie einen Audience mit dir direkt und du kriegst die Telefonnummer von den Leuten.

Es ist besser als als E-Mail Adresse oder dann haben wir einen Termin, wenn du direkt die Telefonnummer schon drinnen hast.

Tamino (31:41)
Ja, ja, ja.

Ja super, das werde ich mir auf jeden Fall mal ansehen.

Katja (31:47)
Wir haben aber auch gelernt, dass die Leute nicht wirklich nach Jobs googeln mehr. Sie schauen eher auf Social Media und dann sehen sie, das schaut nach einem netten Arbeitsort aus. Vielleicht soll ich mal schauen, was sie so anbieten. Ist eher der Weg. Du erreicht sie eher, wenn sie am Klo sitzen oder im Auto sind, als wenn sie tatsächlich nach einem Job suchen gehen.

Tamino (31:47)
Ja.

Ja, ich glaube tatsächlich so ist es, weil seitdem wir jetzt auch mit Social Media angefangen haben, so richtig erst seit diesem Jahr, in größerem Umfang würde ich jetzt einfach mal nennen, das spricht sich extrem rum. Also so, dass ich wirklich von Bekannten angesprochen werde und die dann gesagt haben, wow, wir haben gesehen, bei euch im Seniorengarten, da werden ja tolle Sachen gemacht oder wir haben sogar andere Einrichtungen, die ihre Mitarbeiter, also wo sich Mitarbeiter von anderen Einrichtungen unter den Videos

verlinkt haben, sich die Ideen zu klauen, was wir mit der Kundschaft machen. Ich glaube, da durch so etwas geht das rum wie ein Lauffeuer. Gerade hier im ländlichen Bereich, da ist der Flurfunk sowieso immer schneller als alles andere, viel schneller als Social Media, viel schneller als irgendwas. Ich glaube, das ist ein großer Punkt, wie man gut auf sich aufmerksam machen kann, Mitarbeiter wie auch Kunden.

Wenn man einfach sieht, hier ist schön, hier passiert was, die Senior hat Spaß und für den Mitarbeiter ist es ja auch schön. Es ist ja auch eine Sache in den Häusern heutzutage, gerade voll stationäre Einrichtungen.

Der Arbeitsaufwand ist ja enorm für den Einzelnen, weil das Modell einfach da ist, viele Menschen irgendwie pflegerisch zu versorgen, aber so richtig Zeit für Betreuung ist ja über Tag nicht. Und das hat halt das Schöne in der Tagespflege. In der Tagespflege haben wir die Möglichkeit da richtig aktiv zu werden. Das ist der Grund, warum die Menschen kommen, aktiviert zu werden. Und dann können wir das auch nutzen, weil das ist für uns so ein Alleinstellungsmerkmal, damit dann zu werben.

René (33:44)
Hm.

Katja (33:54)
Erzähl mal unseren Zuhörern, wo finden sie dich online und diese süßen Videos aus der Tagespflege?

Tamino (34:00)
Ja, also die Tagesfliege nennt sich Seniorengarten Alte Schule. Wir sind auf Facebook und auch auf Instagram Seniorengarten_alte_schule. So findet ihr uns auf Instagram und bei Facebook einfach Seniorengarten Alte Schule. Wir sind im Westerwald, Rheinland-Pfalz, Potum heißt der kleine Ort. 1200 Einwohner haben wir hier. Ja, und hier sind wir tatsächlich eine der drei größten Tagespflegen in Rheinland-Pfalz mit unseren

40 Tagespflegeplätze die wir hier anbieten.

René (34:33)
Ja, und liebe Züge, auch falls ihr auch unsere Beratungen in Anspruch nehmen möchtet oder Gast in unserem Podcast sein möchtet, meldet euch bei uns. Wir werden unter werden wir verlinken, wo ihr uns erreichen könnt. Katja auf der Webseite oder mich auf dem WhatsApp Kanal. Und schön, wenn ihr ja nächstes Mal wieder dabei seid.

Katja (34:55)
Und unseren Gast verlinken wir natürlich auch. Danke fürs Zuhören und danke Tamino fürs Dabeisein.

René (34:58)
Das ist selbstverständlich.

Tamino (35:02)
Ich danke euch für die Einladung.

René (35:04)
Danke, danke. Also, dann bis zum nächsten Mal. Tschüss!

Katja (35:08)
Tschüss!

Tamino (35:09)
Tschüss!